Комплектование архива документами Архивного Фонда РФ также является важнейшей функцией архива. Велась работа по организации упорядочения документов учреждений- источников комплектования по 2017 год и приема документов от организаций муниципальной формы собственности по 2015 год. На 01.12.2020 года в списке источников комплектования 26 организаций. Была организована работа по обеспечению сохранности и приему документов постоянного хранения ликвидируемых органов местного самоуправления. Упорядочены документы в 80% организаций – источников комплектования.
Утверждено на ЭПМК и поставлено на государственный учет 355 ед. хр. управленческой документации, согласовано 523 дело по личному составу. Принято 301 дело постоянного хранения. Поступило 102 документа по личному составу от ликвидированного предприятия (ОАО «Долговское ПМК-1»).
Работникам ведомственных архивов оказывалась методическая и практическая помощь в организации делопроизводства, по отбору документов в состав Архивного Фонда РФ и подготовке их к передаче на постоянное хранение, составлению номенклатур, составлению описей дел. Велась работа по подготовке документов для передачи в архив с ликвидированными организациями. Давались индивидуальные консультации, предоставлялись образцы составления описей.
Для повышения квалификации работников ведомственных архивов велась работа по изучению и реализации законодательных актов в области архивного дела.
Продолжилась работа с базой данных «Архивный фонд». Версия 4.1. В 2020 году заполнена 1 новая запись по фондам, 1 новая запись по описям. В настоящее время в базу данных внесены сведения обо всех хранящихся в архиве фондах на уровне «Фонд» и «Опись».
В архиве 2 компьютера: Windows 7 - 2009 года, Windows 10 - 2015 года, память 2,0 ГБ. Только в 2019 году получен доступ к сети Интернет.
Количество поступивших социально-правовых запросов по сравнению с прошлым годом уменьшилось, но по-прежнему занимает основное место в бюджете рабочего времени. С каждым годом увеличивается количество запросов за большие периоды времени, все больше информации от архивных справок требуют специалисты пенсионных фондов. Исполнение каждого запроса занимает все больше времени, а качество их исполнения во многом зависит от того, насколько добросовестно и грамотно велись документы в самих организациях. Осуществлялось информационное обслуживание органов местного самоуправления и государственной власти. Исполнено 1051 социально- правовых запросов, из них 850 с положительным результатом и 156 тематических запросов. Запросы исполнены в установленные сроки.
Работа велась в соответствии с Методическими рекомендациями по исполнению запросов социально-правового характера (Москва, 2018), нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 20.12.2019 г. № 236, новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах (приказ № 24 от 02.03.2020г.).
Продолжилась работа обмена информацией в электронном виде между Администрацией Каргапольского района и отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Курганской области.
По программе «Развитие архивного дела в Каргапольском районе Курганской области на 2019-2021 годы» была внесена и освоена сумма 75000 тыс.руб. на приобретение окна в кабинет.