Комплектование архива документами Архивного Фонда РФ также является важнейшей функцией архива. Велась работа по организации упорядочения документов учреждений- источников комплектования по 2021 год и приема документов от организаций муниципальной формы собственности по 2021 год. На 01.12.2022 года в списке источников комплектования 4 организации. Была организована работа по обеспечению сохранности и приему документов постоянного хранения ликвидируемых органов местного самоуправления. Упорядочены документы в 90% организаций – источников комплектования.
Утверждено на ЭПМК и поставлено на государственный учет 365 ед. хр. управленческой документации, согласовано 330 дел по личному составу. Принято 678 дел постоянного хранения. Поступило 31 дело по личному составу от ликвидированных предприятий (ООО «ТЦ «Кристалл» и ООО «УК «Уралнефть»).
Для улучшения качественного состава принимаемых на постоянное хранение документов, обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ, находящихся на временном хранении, с работникам ведомственных архивов проводилась постоянная работа. Оказывалась методическая и практическая помощь в организации делопроизводства, по отбору документов в состав Архивного Фонда РФ и подготовке их к передаче на постоянное хранение, составлению номенклатур, составлению описей дел. Велась работа по подготовке документов для передачи в архив с ликвидированными организациями. Давались индивидуальные консультации, предоставлялись образцы составления описей.
Для повышения квалификации работников ведомственных архивов велась работа по изучению и реализации законодательных актов в области архивного дела.
Продолжилась работа с базой данных «Архивный фонд». Версия 4.1. В 2022 году заполнены 2 новых записи по фондам, 2 новых записи по описям. В настоящее время в базу данных внесены сведения обо всех хранящихся в архиве фондах на уровне «Фонд» и «Опись».
Количество поступивших социально-правовых и тематических запросов по сравнению с прошлым годом увеличилось. Много времени занимает исполнение тематических запросов, это подтверждение прав на земельные участки и жилые дома, поиск родственных связей в метрических и похозяйственных книгах.
Осуществлялось информационное обслуживание органов местного самоуправления и государственной власти. Исполнено 1113 запросов социально- правового характера, из них 898 с положительным результатом и 368 тематических запросов. Что на 431 запрос больше, по сравнению с 2021 годом. Запросы исполнены в установленные сроки.
Работа велась в соответствии с Методическими рекомендациями по исполнению запросов социально-правового характера (Москва, 2018), нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 20.12.2019 г. № 236, новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах (приказ № 24 от 02.03.2020г.).
Продолжилась работа обмена информацией в электронном виде между Администрацией Каргапольского муниципального округа и отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Курганской области.
По программе «Развитие архивного дела в Каргапольском районе Курганской области на 2022-2024 годы» за 2022 год приобрели системный блок для обеспечения полноценного функционирования программного обеспечения и работы с документами, установили входную группу.
По программе «Развитие архивного дела в Каргапольском районе Курганской области на 2023-2025 годы» на 2023 год запланировано приобретение расходных материалов для реставрационных работ, средств пожаротущения, текущий ремонт, приобретение планшетного сканера формата А3 для проведения оцифровки архивных документов, монтаж стеллажей. Прогнозируемый объем финансирования – 110,6 т. руб.
Вылаживаем информацию на страницу Каргапольского муниципального округа и официальный сайт Администрации Каргапольского муниципального округа.
Проведена выставка «Письма в архив».