Организация государственного учета архивных документов также является важнейшей задачей архива. В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации будет проведена работа по паспортизации архива по состоянию на 01.01.2024 года, а также будет организована работа по паспортизации ведомственных архивов по состоянию на 01.12.2023 года. Продолжится работа по ведению учетных документов.
В целях систематического пополнения архива документами Архивного фонда Российской Федерации будет активизирована работа по организации упорядочения документов учреждений- источников комплектования по 2022 год и приема документов от организаций муниципальной формы собственности по 2022 год. Запланировано принять 300 дел постоянного хранения, утвердить на ЭПМК и поставить на государственный учет 300 ед. хр. управленческой документации. Для улучшения качественного состава принимаемых на постоянное хранение документов будет оказываться методическая и практическая помощь вновь принятым работникам ведомственных архивов в организации работы по составлению номенклатур, описей, упорядочения документов, подготовки для сдачи их в архив.
С работниками ведомственных архивов также будет проводиться работа по изучению и практической реализации федерального законодательства и законов Курганской области в сфере архивного дела, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Продолжится внедрение в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях и Методических рекомендаций к ним. Планируются консультации.
Ведется работа по приему документов в архив от ликвидированной организации «Хлеб Зауралья».
Продолжится работа по внедрению 4 версии программного комплекса «Архивный фонд» в соответствии с рекомендациями Комитета по делам архивов Курганской области. Планируется повышение квалификации сотрудников архива в сфере архивного дела, документоведения и делопроизводства.
По программе «Развитие архивного дела в Каргапольском районе Курганской области на 2022-2024 годы» за 2022 год приобрели системный блок для обеспечения полноценного функционирования программного обеспечения и работы с документами, установили входную группу.
По программе «Развитие архивного дела в Каргапольском районе Курганской области на 2023-2025 годы» на 2023 год запланировано приобретение расходных материалов для реставрационных работ, средств пожаротущения, текущий ремонт, приобретение планшетного сканера формата А3 для проведения оцифровки архивных документов. Прогнозируемый объем финансирования – 110,6 т. руб.
Для организации эффективного использования документов будет осуществляться информационное обеспечение органов местного самоуправления и организаций, физических лиц в соответствии с их запросами. Работа будет вестись в соответствии с Методическими рекомендациями по исполнению запросов социально-правового характера (Москва, 2020г.), Административным регламентом предоставления Администрацией Каргапольского муниципального округа муниципальной услуги по организации исполнения муниципальным архивом субъектов Российской Федерации запросов на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. В соответствии с соглашением между Администрацией Каргапольского района и отделением пенсионного фонда Российской Федерации по Курганской области продолжится обмен информацией социально-правового характера, необходимой для реализации гражданами своих пенсионных прав, в электронном виде с использованием программного обеспечения VipNet Деловая почта с функциями шифрования и электронной подписи.
Организовано взаимодействие с МФЦ.
Предусмотрено размещение информации на сайтах Администрации муниципального округа.