Комплектование архива документами Архивного Фонда РФ также является важнейшей функцией архива. Велась работа по организации упорядочения документов учреждений- источников комплектования по 2022 год и приема документов от организаций муниципальной формы собственности по 2022 год.
На 01.12.2023 года в списке источников комплектования 4 организации.
Была организована работа по обеспечению сохранности и приему документов постоянного хранения ликвидируемых органов местного самоуправления.
Утверждено на ЭПМК и поставлено на государственный учет 72 ед. хр. управленческой документации, согласовано 844 дел по личному составу. Принято 184 дела постоянного хранения. Поступило 79 дел по личному составу от ликвидированных предприятий (ООО «имени Калинина» и ООО «Хлеб Зауралья»).
На основании распоряжения Администрации Каргапольского МО и АКТа приема-передачи архивных документов в 2023 году переданы в «Государственный архив Курганской области» на постоянное хранение метрические книги за 1864-1885гг. Каргапольского райбюро ЗАГСа Каргапольского района Курганской области и Райбюро ЗАГСа Чашинского района, 45 ед.хр.
В 2023 году началась ежегодная работа, на основании Методических рекомендаций Росархива, по проведению экспертизы ценности документов по личному составу с истекшими сроками хранения 75 лет за 1931-1947 годы с целью перевода их на постоянное хранение.
Для улучшения качественного состава принимаемых на постоянное хранение документов, обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ, находящихся на временном хранении, с работниками ведомственных архивов проводилась постоянная работа. Оказывалась методическая и практическая помощь в организации делопроизводства, по отбору документов в состав Архивного Фонда РФ и подготовке их к передаче на постоянное хранение, составлению номенклатур, составлению описей дел. Велась работа по подготовке документов для передачи в архив с ликвидированными организациями. Давались индивидуальные консультации, предоставлялись образцы составления описей.
Для повышения квалификации работников ведомственных архивов велась работа по изучению и реализации законодательных актов в области архивного дела.
Продолжилась работа с базой данных «Архивный фонд». Версия 4.1. В 2023 году заполнены 2 новых записи по фондам, 2 новых записи по описям. В настоящее время в базу данных внесены сведения обо всех хранящихся в архиве фондах на уровне «Фонд» и «Опись».
Осуществлялось информационное обслуживание органов местного самоуправления и государственной власти. Исполнено 914 запросов социально- правового характера, из них 757 с положительным результатом и 313 тематических запросов. Запросы исполнены в установленные сроки.
Работа велась в соответствии с Методическими рекомендациями по исполнению запросов социально-правового характера (Москва, 2020), нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 20.12.2019 г. № 236, новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах (приказ № 77 от 31.07.2023г.).
Продолжилась работа обмена информацией в электронном виде между Администрацией Каргапольского муниципального округа, отделением Пенсионного фонда и Социального страхования Российской Федерации.
По программе «Развитие архивного дела в Каргапольском районе Курганской области на 2023-2025 годы» на 2024 год запланировано приобретение расходных материалов для реставрационных работ, текущий ремонт. Прогнозируемый объем финансирования – 43,6 т. руб.
Вылаживаем информацию на страницу Каргапольского муниципального округа и официальный сайт Администрации Каргапольского муниципального округа.
Проведена выставка «Урал ковал победу».